Los elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho de do

Los elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho de documentos son los siguientes:

 

 

·     Lapiceros negros

Ø     Sellos

Ø     Fechador

Ø     Copia

Ø     Personal

·     Tinta

·     Almohadilla para sellos

·    

Planilla de control de recibo de documentos

·    

Carpetas

Ø     Sobres manila

Ø     Sobres ventanilla

Ø     Sobres carta

Ø     Sobres media carta

·     Papel carta

·     Legajos

·     Perforadora

·     Ganchos legajador

·     Lápices

·     archivadores

 

 

Ganchos Legajador Plástico: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.

 

 

 

 

Resaltadores: Son marcadores de colores fosforescentes suaves, su función es resaltar palabras o códigos importantes en un documento.

 

 

 

 

 

 

 

 

Lapiceros: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.

 

 

 

 

 

 

 

Sellos: es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.
 

 

 

 

 

Sobre manila tamaño carta: Es un titular diseñado para introducir documentos
 

 

 

 

Sobre blanco: es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.
 

guia 4 punto 1

Manual de correspondencia  de la empresa ALBOS  S.A

 

 

En esta empresa en su manual de correspondencia se registran la documentación recibida:

 

·                Interna

·                Externa

 

Se registra en un libro de control de correspondencia, en este se registran 7 campos, los cuales son:

 

 

Libro de control de correspondencia

ítem	fecha	documento	procedencia	referencia	dirigido a	archivado en

 

 

1.             Ítem: donde se establece la numeración por orden de llegada.

2.             Fecha: en la cual se recibió la correspondencia.

3.             Documento: el código de procedencia o el tipo de documento como un fax o una nota.

4.             Procedencia: el lugar donde procede la correspondencia.

5.             Referencia: refleja el asunto o tema de la comunicación externa o interna.

6.             Dirigido a: se establece el nombre o iníciales del destinatario.

7.             Archivado en: se establece en que carpeta debe archivarse la documentación o correspondencia.

 

Pasos para la recepción de la correspondencia recibida:

 

·     Sello de recepción  con fecha y hora.

·    Se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo dentro o al lado del sello de recepción.

·    registrar los datos en el libro de control de  correspondencia.

·    Digitalizar e documento en formato TIFF

·    Una ver registrados los datos entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma.

 

La correspondencia recibida que amerite una respuesta debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días.

 

Toda respuesta debe codificarse solicitando al sistema un numero de cite(Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitida por la empresa), el mismo que debe registrar el numero de recepción de la nota atendida.

 

El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.

 

·                Los encargados de la función de recepción de la correspondencia deben registrar en  el libro de control de correspondencia, el lugar donde quedara archivada la correspondencia.

 

 

 

ACUERDO 060 DE 2001

 

§     Para la recepción de la correspondencia recibida se debe revisar, para verificar:

§     La competencia,

§     Los anexos

§     El destino

§     Los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite

§     Dirección donde se pueda enviar respuesta

§     Asunto de la correspondencia

 

Si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo.

Ø                Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido se considerara anónima y debe ser remitida sin radicar a la oficina de competencia, donde se determinara las acciones a seguir, que pasos seguir para radicarla.

 

Ø                El numero de radicación ser asignado en estricto orden de recepción de los documentos, debe ser consecutivo.

 

Ø                El número de radicación al comenzar cada año se iniciara a partir de uno.

 

Ø                Cuando el usuario  presente personalmente la correspondencia se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada.

 

 

Indicadores de gestión para los documentos recibidos:

 

1.             El documento debe los datos del destinatario como es:

·                 Su nombre

·                 Cargo que ocupa dentro de la organización

·                 Dirección de la empresa

·                 Ciudad

 

2.             La correspondencia recibida debe contener los datos del remitente como:

·                 Razón social de la empresa

·                 Dirección

·                 Ciudad

·                 Teléfono

·                 Fax, apartado aéreo o dirección electrónica.

·                 Esto con el objetivo de conocer quien envía la comunicación en caso de que se necesite enviar respuesta.

·                 Dependencia de la empresa que envía la comunicación.

 

 

3. Las comunicaciones no deben haber sufrido manchones, correcciones, repisados o rasgaduras.

4. Los sobres donde están contenidas no deben estar abiertos o rasgados, ni haber presentado signos de haber sido abiertas o manipulado su contenido.

5. Los datos como del remitente y destinatario deben estar escritos en forma clara que sea legible.

6. Los anexos que se describen en la comunicación deben estar completos.

7. La correspondencia no debe estar doblada ni arrugada.

 

 

 

GUIA 3 PUNTO 3

El procedimiento que se realiza en el centro de servicios administrativos del Sena para el registro de las comunicaciones oficiales es el siguiente:

 

1. Para las comunicaciones recibidas

 

Primero se someten a un control antes de certificar su recepción, esto se hace con el propósito de saber si estas son oficiales, los aspectos que se tienen en cuenta son:

 

• 
  
  AsuntoAnexosEl destino, es decir, a quien va dirigido junto con sus datos De donde proviene Los datos de la persona que lo remite

 

 

Si es oficial de Carácter para el SENA se procede a realizar su radicación.

 

En el proceso de radicación se le asigna un número de radicación, junto con la fecha y hora de recibo de la comunicación. Este número se le asigna según el orden de recepción de las comunicaciones, por orden de procedencia.

Se lleva un registro diario que certifica la recepción y tramite de la comunicación recibida.

 

La distribución de la comunicación recibida se hace ya cuando loa comunicación fue registrada y radicada, en este proceso se lleva un control de distribución por cada dependencia. La unidad de conservación donde se entrega la correspondencia está identificada con el código de la dependencia a donde se entrega la comunicación.

 

2. Para las comunicaciones producidas.

 

Las comunicaciones que se producen en el Sena despues de su producción se les hace el proceso de revisión en el cual se miran los aspectos de:

 

• La firma del funcionario autorizado este debidamente
• Los anexos estén completos
• Las copias del original para el número consecutivo de correspondencia producida y para el archivo central de la oficina productora.

 

La fecha se le asigna en el número de su radicación.

Par el llevar el control se utiliza las plantillas de control y el comprobante de entrega.

 

La normatividad que aplican es la resolución 102 del 2005 expedida por el SENA

Unidad de correspondencia

Unidad de correspondencia

La correspondencia: son
todas las comunicaciones de carácter
privado que llega a las entidades a título personal.

Comunicación oficial:
son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la
entidad.

La diferencia que
existe entre la correspondencia y las
comunicaciones oficiales es que la
correspondencia es de carácter privado, personal, confidencial, que no se
radica ni se tramita, al contrario de las comunicaciones oficiales las cuales
generan tramites de recepción, radicación, despacho y envió. Las comunicaciones
oficiales deben tenerse dentro del
archivo de gestión o central. La correspondencia no se envía al archivo porque
es privada.

Misión:

Gestionar los procesos o programas de gestión documental
para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos
los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno,
mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas

Prestar un servicio de
consulta a nuestros clientes o usuarios internos de una manera ágil y eficaz,
garantizando así la conservación e integridad de la información

Objetivos:

Tiene por objetivo principal llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental. Contar con el personal adecuado para permitir recibir,
enviar controlar oportunamente el trámite de comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico, etc.

Centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas

Garantizar la entrega
a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

Contribuir a agilizar
los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la
documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la
Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia

Funciones:

· Recepción y envío de documentación.

· Control de Ingreso de la Documentación.

· Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

· Conservación.

· Control de los documentos.

· Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

· Digitalización de los Documentos.

· Velar por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables

· Actualizarse permanentemente en los que se refiere a Técnicas de Archivo y gestión documental.

· Dar Cumplimiento a la normatividad vigente en materia Archivística.

Recepción y envío de documentación.

Servicios:

1. Radicación y distribución de comunicaciones oficiales: recibidas y producidas por la unidad de correspondencia.

2. Radicación de documentos.

3. Organización de documentos en el archivo.

4. Envío de las comunicaciones recibidas a las diferentes dependencias a las cuales pertenezca.

5. Recibo de la correspondencia.

6. Consulta del archivo.

Los legajos
necesarios para ubicar los documentos
recibidas son:

1.
Comunicación
oficial interna

2.
Comunicación
oficial recibida por vía fax o correo electrónico

3.
Comunicación
oficial externa