GUIA 1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS

RECEPCION DE DOCUMENTOS
TALLER 1.

1. EQUIPOS, MUEBLES Y ELEMENTOS NECESARIOS PARA RECEPCION DE DOCUMENTOS.


Para la RECEPCIÓN de documentos es necesario que la unidad de correspondencia de toda entidad cuente con implementos indispensables para poder llevar a cabo una debida realización de las funciones correspondientes entre los cuales están:

LOS EQUIPOS…

El computador
multifuncional
Cartucho impresora
El fax
La fotocopiadora
PBX
microfilmadora


LOS ELEMENTOS…

Clips-metálico, plástico
Ganchos de cosedora
Perforadora
Cosedora
Carpetas
Taja lápiz
Borrador
Agenda
Cinta mágica
Lápiz
Sellos – radicador, recibido, despacho, fecha, copia
Papel tamaño carta
Hojas papel
guillotina
rótulos
archivadores
formatos de registro
Almohadillas para sellos
resaltadores
tijeras
microfilmadora
Gancho escarapela
Resma papel bond tamaño carta
Resma papel bond tamaño oficio
Sobre Manila tamaño media carta
Sobre Manila tamaño oficio
Sobre Manila tamaño extra oficio
Sobre oficio blanco
Sobre aéreo
Notas adhesivas



EL MOBILIARIO:

El mobiliario que se requiere para la recepción así como también para el despacho de documentos son principalmente los siguientes:

En virtud que las unidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

ESCRITORIOS: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y elementos de correspondencia.

SILLAS ERGONÓMICAS: son para el uso de los usuarios, para su comodidad y estas sillas son de cuatro patas y tiene un espaldar para acomodar la espalda.


CASILLERO: contiene cajones de ordenación de correspondencia es un mueble muy fácil de utilizar y muy cómodo. Las unidades de correspondencia deben contar con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas.


ESTANTERIA: estos están situados con el fin de la ordenación y rápida localización de correspondencia.
Además estos son fáciles de ubicar y son de durabilidad. Están elaborados con hierro y sus patas tienen un agarre muy específico, también sus puestos permiten una ordenación más cómoda y resiste cualquier carga pequeña.