miércoles, 9 de diciembre de 2009

Unidad de correspondenci1

Unidad de correspondencia

 

 

 

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Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

 


FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
 

 

 

 

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

 

 

 

 

FUNCIONES DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA



Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

 

 

 

Comunicaciones oficiales

 

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas.

 

 

 

 

TABLA DE RETENCION  DOCUMENTAL

 

 

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

 

 

 

 

PASOS

 

Entidad productora: nombre de la razón social

Nombre de la razón social: nombre de la unidad administrativa

Código: Identifica a las unidades productoras de documentos

Serie:

Retención: plazo en el que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o central,

Archivo de gestión: se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados

Archivo central: Se agrupan los documentos trasladados por el archivo de gestión.

Disposición final: Resultado de la valoración con miras a selección microfilmación:

Conservación total: Se aplica a documentos que tienen valor permanente

Eliminación: se destruyen los documentos que han perdido su valor

Selección: se determina la conservación parcial de la documentación

Microfilmación: Permite fotografiar los documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Procedimientos: Procesos aplicados

 

 

 

 

 

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

 

 

 

El manual de archivo y correspondencia es un soporte que recopila pautas y procedimientos que se puede hacer y que se tiene que ejercer en la comunicación escrita para que las decisiones que en él se determinen tengan legitimidad y aceptación por la entidad a cargo. Por lo tanto debe reunir ciertas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no cree dualidad en la aplicación de la normatividad que en él se describe. Este documento debe ser un soporte legal o en un segundo plano como una circular para las entidades encargadas de esto. Este documento debe ser claro, especificar al momento de ser investigados por todos los funcionarios o personas en particular. Este documento debe ser para todo el público sin ningún tipo de excepción. Como tal se ha dicho es un documento del que todos en general deben saber ya que este, debe estar al servicio de toda la entidad en general ya que el uso no es privativo por ninguna de las correspondencias u oficinas encargadas de este.

 

 

Diferencia de archivo Y CORRESPONDENCIA

 

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de .esta dependencia.

Conjunto de Documentos,, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

 

 

PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

 

INTRODUCCIÓN:

en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si.

Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)
Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación,.

Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal Confidencial.

Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

 

 



 

 

 

 

 

 


martes, 1 de diciembre de 2009

vocabulario archivistico

 

  ACTA DE TRANSFERENCIA


Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA


Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para lo cual fueron creadas. Proceso de trabajo institucional respaldado de acuerdo a la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS


Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

ARCHIVÍSTICA


Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan.

ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:

·        Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

·        La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.

·        Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.

·        Unidad de gestión documental.

·        Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.

ARCHIVO DE TRÁMITE


Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.

ARCHIVO HISTÓRICO


Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ASUNTO


Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.

ARCHIVISTA


Es la persona encargada del archivo que trabaja dentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.

BAJA DOCUMENTAL


Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.

CATÁLOGO


Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo.

CATALOGO              DE              DISPOSICION              DOCUMENTAL


Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.

CÉDULA


Es el elemento constitutivo del catálogo, considerado como el registro de cada expediente que se indica a través de sus asientos, el contenido y clasificación del mismo para facilitar su localización. También se le conoce como ficha.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS


Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).

CIRCULAR


Comunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados.

CLASIFICACIÓN


Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

COLECCIÓN
Conjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos , independientemente de su procedencia.

CONFIDENCIALIDAD DOCUMENTAL
Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se les aplica restricción al acceso.

CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

CONSULTA
Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

CORRESPONDENCIA
Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas físicas o jurídicas, se divide en dos grandes rubros, correspondencia remitida y recibida. Este tipo de comunicación incluye cartas, oficios, notas, circulares, memos, telegramas, tarjetas postales, etcétera.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Correspondencia que llega a una institución u organismo y que se conserva usualmente en una serie aparte o que da lugar a la formación de expedientes, asuntos, series o grupos documentales.

CORRESPONDENCIA REMITIDA
Las cartas, oficios, notas, circulares y demás comunicación escrita despachada por una institución, organismo u oficina. La entidad remitente guarda la serie de copias de esta correspondencia conocida como minutario. (En México la correspondencia es despachada por la unidad central de correspondencia o la oficialía de partes).

CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).

CUBIERTA
Cubierta de un expediente que lleva inscritos su número, el nombre del iniciador, el asunto, y un cuadriculado para asentar los pases y el traslado de un archivo.

 

 

CUSTODIA
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario y el Catálogo.

DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.

EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGO
Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.

FOLIACIÓN
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

FONDO DOCUMENTAL
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

GUÍA
Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, características físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eliminación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementarias u observaciones.

GUÍA GENERAL
Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico)

IDENTIFICACIÓN
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia

ÍNDICE
Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catálogo, partiendo de los resúmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas, onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

INVENTARIO
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).

ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.

ISO 18902
Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente.

MESA DE CORRESPONDENCIA Y ENTRADAS
Oficina encargada del manejo y control de la correspondencia que ingresa a la institución u organismo de que se trate, así como del seguimiento de los mismos durante las distintas etapas que requiere su procesamiento durante la tramitación o fase activa de los documentos. En México se conoce como Oficialía de Partes o Unidad Central de Correspondencia.

MUESTREO
Operación por medio de la cual, en el curso de una selección, se retienen en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo que es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Tiene el peligro del subjetivismo. Y el sistemático, aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada tantos eliminados. El aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. (Heredia, 1991).
NÚMERO DE EXPEDIENTE
Número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.
OFICIO
Comunicación escrita en hoja membreteada que se utiliza en los archivos e instituciones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, para dar seguimiento a los asuntos oficiales de su competencia. Los elementos con los que debe contar el oficio son:

·        Asunto

·        Fecha

·        Nombre de la persona y cargo de la institución a quien va dirigido.

·        Escrito.

·        Firma de la persona.

·        Cargo de la persona que emite el oficio.

ORDENACIÓN
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

ORGANIZACIÓN
Procedimiento en dos etapas: clasificación, ordenación.

PLAZO PRECAUCIONAL
Ver Conservación precaucional.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.

PRODUCTOR
Cualquier entidad —institución, familia o persona— que ha producido, recibido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.

PRUEBA DE ACTIVIDAD FOTOGRÁFICA (PAT, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)
Prueba que realiza el Image Permanence Institute (Rochester, N.Y.) y que garantiza que los materiales que lo aprueban son aptos para utilizarse en la conservación de imágenes fotográficas. El Instituto es un centro de investigación dedicado a realizar pruebas, estudios y editar publicaciones relacionadas con la permanencia de las imágenes fotográficas.

RED DE ARCHIVOS
Vinculación que el sistema integrado de archivos establece entre todos los archivos de una institución y organismo.
REGLA DE CONSERVACIÓN
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio, en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o transferencia a los archivos históricos.

SECCIÓN
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.

SELECCIÓN
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.

SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

SERIES PARALELAS
Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera), y que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad.

SIGNATURACIÓN
Es la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo:
1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento
Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Sistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos.

SOPORTE
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.

TRANSFERENCIA
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.

UNIDAD DOCUMENTAL
Sinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin importar el soporte en el que se encuentre o su extensión.

VALORACIÓN
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VALOR PRIMARIO
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.

VALOR SECUNDARIO
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.

VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

 

 

 

 

 

 


lunes, 30 de noviembre de 2009

Los elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho de do



Los elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho de documentos son los siguientes:

 

 

·     Lapiceros negros

Ø     Sellos

Ø     Fechador

Ø     Copia

Ø     Personal

·     Tinta

·     Almohadilla para sellos

·    

Planilla de control de recibo de documentos

·    
C:\Documents and Settings\Familia Rodriguez\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\utiles.png
Carpetas

Ø     Sobres manila

Ø     Sobres ventanilla

Ø     Sobres carta

Ø     Sobres media carta

·     Papel carta

·     Legajos

·     Perforadora

·     Ganchos legajador

·     Lápices

·     archivadores

 

 

Ganchos Legajador Plástico: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.


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Resaltadores: Son marcadores de colores fosforescentes suaves, su función es resaltar palabras o códigos importantes en un documento.

 

 

 

 

 

 

 

 


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Lapiceros: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.

 

 

 

 

 

 

 

Sellos: es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.
 


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Sobre manila tamaño carta: Es un titular diseñado para introducir documentos
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Sobre blanco: es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.
 


http://2.bp.blogspot.com/_saOGeT_-BGY/Sc7tECQdZGI/AAAAAAAAAGk/n3_eJQbwKZU/s320/SOBRE.jpg


guia 4 punto 1


C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\CAGCAT10\j0149481.wmf
Manual de correspondencia  de la empresa ALBOS  S.A

 

 

En esta empresa en su manual de correspondencia se registran la documentación recibida:

 

·                Interna

·                Externa

 

Se registra en un libro de control de correspondencia, en este se registran 7 campos, los cuales son:

 

 

Libro de control de correspondencia

ítem

fecha

documento

procedencia

referencia

dirigido a

archivado en

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.             Ítem: donde se establece la numeración por orden de llegada.

2.             Fecha: en la cual se recibió la correspondencia.

3.             Documento: el código de procedencia o el tipo de documento como un fax o una nota.

4.             Procedencia: el lugar donde procede la correspondencia.

5.             Referencia: refleja el asunto o tema de la comunicación externa o interna.

6.             Dirigido a: se establece el nombre o iníciales del destinatario.

7.             Archivado en: se establece en que carpeta debe archivarse la documentación o correspondencia.


C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\CAGCAT10\j0205466.wmf

 

Pasos para la recepción de la correspondencia recibida:

 

·     Sello de recepción  con fecha y hora.

·    Se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo dentro o al lado del sello de recepción.

·    registrar los datos en el libro de control de  correspondencia.

·    Digitalizar e documento en formato TIFF

·    Una ver registrados los datos entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma.

 

La correspondencia recibida que amerite una respuesta debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días.

 

Toda respuesta debe codificarse solicitando al sistema un numero de cite(Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitida por la empresa), el mismo que debe registrar el numero de recepción de la nota atendida.

 

El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.

 

·                Los encargados de la función de recepción de la correspondencia deben registrar en  el libro de control de correspondencia, el lugar donde quedara archivada la correspondencia.

 

 

 

ACUERDO 060 DE 2001

 

§     Para la recepción de la correspondencia recibida se debe revisar, para verificar:

§     La competencia,

§     Los anexos

§     El destino

§     Los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite

§     Dirección donde se pueda enviar respuesta

§     Asunto de la correspondencia

 

Si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo.

Ø                Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido se considerara anónima y debe ser remitida sin radicar a la oficina de competencia, donde se determinara las acciones a seguir, que pasos seguir para radicarla.

 

Ø                El numero de radicación ser asignado en estricto orden de recepción de los documentos, debe ser consecutivo.

 

Ø                El número de radicación al comenzar cada año se iniciara a partir de uno.

 

Ø                Cuando el usuario  presente personalmente la correspondencia se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada.

 

 

Indicadores de gestión para los documentos recibidos:

 

1.             El documento debe los datos del destinatario como es:

·                 Su nombre

·                 Cargo que ocupa dentro de la organización

·                 Dirección de la empresa

·                 Ciudad

 

2.             La correspondencia recibida debe contener los datos del remitente como:

·                 Razón social de la empresa

·                 Dirección

·                 Ciudad

·                 Teléfono

·                 Fax, apartado aéreo o dirección electrónica.

·                 Esto con el objetivo de conocer quien envía la comunicación en caso de que se necesite enviar respuesta.

·                 Dependencia de la empresa que envía la comunicación.

 

 

3. Las comunicaciones no deben haber sufrido manchones, correcciones, repisados o rasgaduras.

4. Los sobres donde están contenidas no deben estar abiertos o rasgados, ni haber presentado signos de haber sido abiertas o manipulado su contenido.

5. Los datos como del remitente y destinatario deben estar escritos en forma clara que sea legible.

6. Los anexos que se describen en la comunicación deben estar completos.

7. La correspondencia no debe estar doblada ni arrugada.

 

 

 


lunes, 9 de noviembre de 2009

GUIA 3 PUNTO 3

El procedimiento que se realiza en el centro de servicios administrativos del Sena para el registro de las comunicaciones oficiales es el siguiente:

 

1. Para las comunicaciones recibidas

 

Primero se someten a un control antes de certificar su recepción, esto se hace con el propósito de saber si estas son oficiales, los aspectos que se tienen en cuenta son:

 


  • C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\CAGCAT10\j0195384.wmf
    AsuntoAnexosEl destino, es decir, a quien va dirigido junto con sus datos De donde proviene Los datos de la persona que lo remite

 

 

Si es oficial de Carácter para el SENA se procede a realizar su radicación.

 

En el proceso de radicación se le asigna un número de radicación, junto con la fecha y hora de recibo de la comunicación. Este número se le asigna según el orden de recepción de las comunicaciones, por orden de procedencia.

Se lleva un registro diario que certifica la recepción y tramite de la comunicación recibida.

 

La distribución de la comunicación recibida se hace ya cuando loa comunicación fue registrada y radicada, en este proceso se lleva un control de distribución por cada dependencia. La unidad de conservación donde se entrega la correspondencia está identificada con el código de la dependencia a donde se entrega la comunicación.

 

2. Para las comunicaciones producidas.

 


C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\CAGCAT10\j0292020.wmf
Las comunicaciones que se producen en el Sena despues de su producción se les hace el proceso de revisión en el cual se miran los aspectos de:

 

  • La firma del funcionario autorizado este debidamente
  • Los anexos estén completos
  • Las copias del original para el número consecutivo de correspondencia producida y para el archivo central de la oficina productora.

 

La fecha se le asigna en el número de su radicación.

Par el llevar el control se utiliza las plantillas de control y el comprobante de entrega.

 

La normatividad que aplican es la resolución 102 del 2005 expedida por el SENA