ACTA DE TRANSFERENCIA
Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para lo cual fueron creadas. Proceso de trabajo institucional respaldado de acuerdo a la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
ARCHIVÍSTICA
Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan.
ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
· Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
· La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.
· Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.
· Unidad de gestión documental.
· Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.
ARCHIVO DE TRÁMITE
Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.
ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
ASUNTO
Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.
ARCHIVISTA
Es la persona encargada del archivo que trabaja dentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.
BAJA DOCUMENTAL
Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.
CATÁLOGO
Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo.
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.
CÉDULA
Es el elemento constitutivo del catálogo, considerado como el registro de cada expediente que se indica a través de sus asientos, el contenido y clasificación del mismo para facilitar su localización. También se le conoce como ficha.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).
CIRCULAR
Comunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados.
CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
COLECCIÓN
Conjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos , independientemente de su procedencia.
CONFIDENCIALIDAD DOCUMENTAL
Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se les aplica restricción al acceso.
CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.
CONSULTA
Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.
CORRESPONDENCIA
Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas físicas o jurídicas, se divide en dos grandes rubros, correspondencia remitida y recibida. Este tipo de comunicación incluye cartas, oficios, notas, circulares, memos, telegramas, tarjetas postales, etcétera.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Correspondencia que llega a una institución u organismo y que se conserva usualmente en una serie aparte o que da lugar a la formación de expedientes, asuntos, series o grupos documentales.
CORRESPONDENCIA REMITIDA
Las cartas, oficios, notas, circulares y demás comunicación escrita despachada por una institución, organismo u oficina. La entidad remitente guarda la serie de copias de esta correspondencia conocida como minutario. (En México la correspondencia es despachada por la unidad central de correspondencia o la oficialía de partes).
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
CUBIERTA
Cubierta de un expediente que lleva inscritos su número, el nombre del iniciador, el asunto, y un cuadriculado para asentar los pases y el traslado de un archivo.
CUSTODIA
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario y el Catálogo.
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO
Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.
FOLIACIÓN
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
FONDO DOCUMENTAL
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.
GUÍA
Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, características físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eliminación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementarias u observaciones.
GUÍA GENERAL
Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico)
IDENTIFICACIÓN
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia
ÍNDICE
Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catálogo, partiendo de los resúmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas, onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
INVENTARIO
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).
ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.
ISO 18902
Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente.
MESA DE CORRESPONDENCIA Y ENTRADAS
Oficina encargada del manejo y control de la correspondencia que ingresa a la institución u organismo de que se trate, así como del seguimiento de los mismos durante las distintas etapas que requiere su procesamiento durante la tramitación o fase activa de los documentos. En México se conoce como Oficialía de Partes o Unidad Central de Correspondencia.
MUESTREO
Operación por medio de la cual, en el curso de una selección, se retienen en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo que es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Tiene el peligro del subjetivismo. Y el sistemático, aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada tantos eliminados. El aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. (Heredia, 1991).
NÚMERO DE EXPEDIENTE
Número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.
OFICIO
Comunicación escrita en hoja membreteada que se utiliza en los archivos e instituciones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, para dar seguimiento a los asuntos oficiales de su competencia. Los elementos con los que debe contar el oficio son:
· Asunto
· Fecha
· Nombre de la persona y cargo de la institución a quien va dirigido.
· Escrito.
· Firma de la persona.
· Cargo de la persona que emite el oficio.
ORDENACIÓN
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
ORGANIZACIÓN
Procedimiento en dos etapas: clasificación, ordenación.
PLAZO PRECAUCIONAL
Ver Conservación precaucional.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.
PRODUCTOR
Cualquier entidad —institución, familia o persona— que ha producido, recibido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.
PRUEBA DE ACTIVIDAD FOTOGRÁFICA (PAT, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)
Prueba que realiza el Image Permanence Institute (Rochester, N.Y.) y que garantiza que los materiales que lo aprueban son aptos para utilizarse en la conservación de imágenes fotográficas. El Instituto es un centro de investigación dedicado a realizar pruebas, estudios y editar publicaciones relacionadas con la permanencia de las imágenes fotográficas.
RED DE ARCHIVOS
Vinculación que el sistema integrado de archivos establece entre todos los archivos de una institución y organismo.
REGLA DE CONSERVACIÓN
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio, en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o transferencia a los archivos históricos.
SECCIÓN
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
SELECCIÓN
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.
SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
SERIES PARALELAS
Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera), y que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad.
SIGNATURACIÓN
Es la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo:
1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento
Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Sistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos.
SOPORTE
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
TRANSFERENCIA
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.
UNIDAD DOCUMENTAL
Sinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin importar el soporte en el que se encuentre o su extensión.
VALORACIÓN
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
VALOR PRIMARIO
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
VALOR SECUNDARIO
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
