Manual de correspondencia de la empresa ALBOS S.A
En esta empresa en su manual de correspondencia se registran la documentación recibida:
· Interna
· Externa
Se registra en un libro de control de correspondencia, en este se registran 7 campos, los cuales son:
Libro de control de correspondencia
ítem | fecha | documento | procedencia | referencia | dirigido a | archivado en |
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1. Ítem: donde se establece la numeración por orden de llegada.
2. Fecha: en la cual se recibió la correspondencia.
3. Documento: el código de procedencia o el tipo de documento como un fax o una nota.
4. Procedencia: el lugar donde procede la correspondencia.
5. Referencia: refleja el asunto o tema de la comunicación externa o interna.
6. Dirigido a: se establece el nombre o iníciales del destinatario.
7. Archivado en: se establece en que carpeta debe archivarse la documentación o correspondencia.
Pasos para la recepción de la correspondencia recibida:
· Sello de recepción con fecha y hora.
· Se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo dentro o al lado del sello de recepción.
· registrar los datos en el libro de control de correspondencia.
· Digitalizar e documento en formato TIFF
· Una ver registrados los datos entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma.
La correspondencia recibida que amerite una respuesta debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días.
Toda respuesta debe codificarse solicitando al sistema un numero de cite(Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitida por la empresa), el mismo que debe registrar el numero de recepción de la nota atendida.
El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.
· Los encargados de la función de recepción de la correspondencia deben registrar en el libro de control de correspondencia, el lugar donde quedara archivada la correspondencia.
ACUERDO 060 DE 2001
§ Para la recepción de la correspondencia recibida se debe revisar, para verificar:
§ La competencia,
§ Los anexos
§ El destino
§ Los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite
§ Dirección donde se pueda enviar respuesta
§ Asunto de la correspondencia
Si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo.
Ø Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido se considerara anónima y debe ser remitida sin radicar a la oficina de competencia, donde se determinara las acciones a seguir, que pasos seguir para radicarla.
Ø El numero de radicación ser asignado en estricto orden de recepción de los documentos, debe ser consecutivo.
Ø El número de radicación al comenzar cada año se iniciara a partir de uno.
Ø Cuando el usuario presente personalmente la correspondencia se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada.
Indicadores de gestión para los documentos recibidos:
1. El documento debe los datos del destinatario como es:
· Su nombre
· Cargo que ocupa dentro de la organización
· Dirección de la empresa
· Ciudad
2. La correspondencia recibida debe contener los datos del remitente como:
· Razón social de la empresa
· Dirección
· Ciudad
· Teléfono
· Fax, apartado aéreo o dirección electrónica.
· Esto con el objetivo de conocer quien envía la comunicación en caso de que se necesite enviar respuesta.
· Dependencia de la empresa que envía la comunicación.
3. Las comunicaciones no deben haber sufrido manchones, correcciones, repisados o rasgaduras.
4. Los sobres donde están contenidas no deben estar abiertos o rasgados, ni haber presentado signos de haber sido abiertas o manipulado su contenido.
5. Los datos como del remitente y destinatario deben estar escritos en forma clara que sea legible.
6. Los anexos que se describen en la comunicación deben estar completos.
7. La correspondencia no debe estar doblada ni arrugada.
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