Unidad de correspondencia

Unidad de correspondencia

La correspondencia: son
todas las comunicaciones de carácter
privado que llega a las entidades a título personal.

Comunicación oficial:
son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la
entidad.

La diferencia que
existe entre la correspondencia y las
comunicaciones oficiales es que la
correspondencia es de carácter privado, personal, confidencial, que no se
radica ni se tramita, al contrario de las comunicaciones oficiales las cuales
generan tramites de recepción, radicación, despacho y envió. Las comunicaciones
oficiales deben tenerse dentro del
archivo de gestión o central. La correspondencia no se envía al archivo porque
es privada.

Misión:

Gestionar los procesos o programas de gestión documental
para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos
los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno,
mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas

Prestar un servicio de
consulta a nuestros clientes o usuarios internos de una manera ágil y eficaz,
garantizando así la conservación e integridad de la información

Objetivos:

Tiene por objetivo principal llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental. Contar con el personal adecuado para permitir recibir,
enviar controlar oportunamente el trámite de comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico, etc.

Centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas

Garantizar la entrega
a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

Contribuir a agilizar
los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la
documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la
Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia

Funciones:

· Recepción y envío de documentación.

· Control de Ingreso de la Documentación.

· Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

· Conservación.

· Control de los documentos.

· Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

· Digitalización de los Documentos.

· Velar por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables

· Actualizarse permanentemente en los que se refiere a Técnicas de Archivo y gestión documental.

· Dar Cumplimiento a la normatividad vigente en materia Archivística.

Recepción y envío de documentación.

Servicios:

1. Radicación y distribución de comunicaciones oficiales: recibidas y producidas por la unidad de correspondencia.

2. Radicación de documentos.

3. Organización de documentos en el archivo.

4. Envío de las comunicaciones recibidas a las diferentes dependencias a las cuales pertenezca.

5. Recibo de la correspondencia.

6. Consulta del archivo.

Los legajos
necesarios para ubicar los documentos
recibidas son:

1.
Comunicación
oficial interna

2.
Comunicación
oficial recibida por vía fax o correo electrónico

3.
Comunicación
oficial externa